Responsabilidad compartida en Microsoft 365: por qué necesitas copias de seguridad externas

Microsoft 365 ha transformado la forma de trabajar de miles de empresas españolas. Su fiabilidad, escalabilidad y facilidad de uso lo han convertido en la suite por excelencia para el trabajo colaborativo, especialmente en sectores como servicios, industria, educación o sanidad. Sin embargo, existe una falsa sensación de seguridad en torno a sus funcionalidades: muchas organizaciones siguen creyendo que, por estar en la nube, sus datos están automáticamente protegidos. No es así.

Lo que muchas empresas no conocen o no consideran con suficiente rigor es el modelo de responsabilidad compartida. Y comprenderlo es el primer paso para evitar pérdidas de información críticas que podrían afectar la continuidad del negocio.

Qué significa realmente la responsabilidad compartida

Microsoft garantiza que su infraestructura esté disponible y segura, con centros de datos redundantes y alta tolerancia a fallos. Pero la integridad, acceso y conservación de los datos es responsabilidad del cliente. Así lo deja claro en su contrato de servicios:

«Recomendamos que realices copias de seguridad periódicas de tu contenido y datos, ya sea en los Servicios o usando aplicaciones y servicios de terceros» – Microsoft.

Además, si un archivo se corrompe o es cifrado por ransomware, esa corrupción se replica en todas las copias sincronizadas. Microsoft protege la disponibilidad, pero no la integridad ni la recuperabilidad granular de los datos.

Qué protege Microsoft y qué no

Microsoft 365 incluye capacidades nativas de retención, pero con limitaciones claras:

• Retención corta: correos borrados se conservan 14–30 días; archivos de OneDrive y SharePoint, hasta 93 días.
• Sin backup real: la replicación geográfica evita pérdida por fallos físicos, pero no protege frente a errores humanos o sabotajes internos.
• Restauración compleja: recuperar un buzón, un sitio completo o una carpeta borrada requiere procesos técnicos manuales (eDiscovery, exportaciones…).

En otras palabras: no hay forma rápida, granular ni garantizada de recuperar datos más allá del corto plazo. Lo explicamos en detalle en nuestra guía sobre cómo proteger la información de tu empresa.

Escenarios reales de pérdida de datos en Microsoft 365

Estas son situaciones habituales en empresas que no cuentan con una solución de backup externa:

• Errores humanos: un empleado elimina sin querer una carpeta compartida. Nadie lo detecta hasta pasados tres meses. Ya no es recuperable.
• Desactivación de cuentas: al irse un trabajador, se borra su cuenta. Meses después, alguien necesita acceder a su OneDrive. Ya es demasiado tarde.
• Sabotaje interno: un técnico con acceso de administrador elimina buzones o datos sensibles de forma intencionada.
• Ransomware: un dispositivo sincronizado con OneDrive se infecta. Los archivos cifrados se replican en la nube y sobrescriben las versiones limpias.

Muchos de estos escenarios los tratamos en nuestra guía de respuesta ante incidentes de seguridad en la nube.

¿Qué dice la normativa? Requisitos legales y de seguridad

Disponer de una solución de backup no es solo una cuestión de prudencia, también es una obligación legal y normativa en muchos casos:

• El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige garantizar la disponibilidad y el acceso rápido a los datos personales en caso de incidente. Esto implica poder restaurarlos desde una copia fiable.
• La norma ISO 27001, estándar internacional en seguridad de la información, establece la necesidad de realizar y verificar regularmente copias de seguridad de todos los datos críticos, incluidos los alojados en la nube.
• El Esquema Nacional de Seguridad (ENS), aplicable a proveedores que trabajan con la Administración Pública en España, impone controles específicos de respaldo y recuperación.

Además, muchas aseguradoras de ciberseguridad ya exigen que las empresas cuenten con backups externos y verificados como condición para contratar pólizas o cubrir incidentes.

No cumplir con estos estándares puede acarrear sanciones graves y pérdida de certificaciones. Si estás en proceso de implantación de un SGSI, revisa nuestra guía ISO 27001 para empresas.

Comparativa de soluciones de backup para Microsoft 365

Analizando los principales proveedores del mercado:

Todas cubren Exchange, SharePoint, OneDrive y Teams. La elección depende del nivel de control, la facilidad de uso y el ecosistema de cada empresa. Puedes complementar este análisis con nuestra comparativa de herramientas de backup cloud.

Cómo elegir la mejor solución para vuestra empresa

Antes de contratar, tened en cuenta:

• Cobertura funcional: que proteja todos los elementos que usáis (Teams, Planner, buzones compartidos…).
• Facilidad de restauración: ¿permite recuperar un correo, una conversación de Teams o un sitio completo en pocos clics?
• Seguridad y cumplimiento: cifrado, certificados ISO, centros de datos europeos.
• Coste previsible: tarifa por usuario clara, sin sorpresas por almacenamiento.

Y, sobre todo, que el proveedor pueda demostrar con pruebas reales que sus backups son restaurables. No basta con hacer copias: hay que poder recuperarlas.

¿Por qué externalizar con un proveedor como Nimbus Tech?

Una solución de backup no es solo software. Requiere configuración, monitorización, actualizaciones y pruebas periódicas. Por eso, cada vez más empresas optan por externalizar esta función crítica.

En Nimbus Tech ofrecemos:

• Auditoría inicial de vuestro entorno Microsoft 365
• Implementación y configuración completa del backup externo
• Pruebas de restauración y verificación periódica
• Monitorización y asistencia técnica experta
• Documentación para auditorías o certificaciones

Todo esto de forma transparente, escalable y adaptada a vuestra realidad. Más información en nuestro artículo sobre ventajas de externalizar el soporte IT.

Conclusión

Estar en la nube no es sinónimo de estar protegido. El modelo de responsabilidad compartida deja muy claro que proteger los datos es una obligación del cliente. Y cuando los datos son el activo más valioso de cualquier empresa, asumir ese riesgo sin una estrategia de respaldo sólida puede tener consecuencias graves.

Una solución de backup externa no es un gasto innecesario. Es una medida esencial para la continuidad, el cumplimiento y la tranquilidad. No se trata de si vais a tener un incidente, sino de cuándo. Y cuando ocurra, solo habrá dos tipos de empresas: las que pueden recuperar sus datos… y las que no.

Si aún no tenéis certeza de estar preparados, en Nimbus Tech podemos ayudaros a evaluarlo sin compromiso. Porque proteger vuestros datos no debería depender de la esperanza. Debería depender de un sistema fiable y bien gestionado.