Cumplir con el RGPD puede parecer una tarea compleja, especialmente si gestionáis muchos datos personales o trabajáis con distintos proveedores. Pero en 2025, no basta con tener una política de privacidad genérica o pedir el consentimiento “porque toca”. Necesitáis herramientas que os faciliten el día a día, eviten errores y os den tranquilidad ante cualquier auditoría.
Si ya os habéis preguntado “¿cómo proteger la información sensible de nuestra empresa?”, este artículo es para vosotros. Vamos a ver qué herramientas destacan este año y cómo pueden ayudaros realmente en vuestro entorno.
¿Qué hace una buena herramienta RGPD?
No hablamos solo de cumplir para evitar sanciones, sino de automatizar lo que consume tiempo y garantizar que cada dato está donde debe estar, se usa con un propósito claro y se puede rastrear.
Una herramienta útil debería ayudaros con:
- Mapeo de datos personales: ¿Sabéis dónde están almacenados los datos de vuestros clientes o empleados?
- Gestión de consentimientos: Especialmente si hacéis campañas de marketing o usáis cookies en la web.
- Tramitación de derechos ARCO-POL: Acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, limitación.
- Evaluaciones de impacto (EIPD): Cuando tratáis datos sensibles o hacéis perfilado (como scoring financiero).
- Control de proveedores: Si usáis servicios cloud, asesorías externas o plataformas SaaS, sois responsables igual.
- Gestión de brechas: Porque si hay un incidente, hay que notificarlo en menos de 72 horas.
Y por supuesto, formar a vuestro equipo, algo tan importante como tener la mejor tecnología. Os puede interesar también cómo crear una política DLP efectiva para prevenir fugas de datos desde dentro.
Las herramientas que realmente funcionan (y para quién)
1. OneTrust – Para empresas que necesitan control total
OneTrust es la más conocida del sector por una razón: lo hace casi todo. Ideal si trabajáis con grandes volúmenes de datos, múltiples sedes, o si vuestro equipo legal necesita una plataforma con garantías.
¿Qué puede hacer?
- Automatiza la gestión de consentimientos, cookies, EIPDs, RAT y más.
- Permite centralizar el control de privacidad de varias unidades de negocio.
- Muy útil si gestionáis datos en diferentes países o tenéis que cumplir con otras normativas como CCPA o ISO 27001.
Ejemplo real: una asesoría financiera con 10.000 clientes la usa para documentar todos sus tratamientos y demostrar cumplimiento ante inspecciones.
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2. Securiti.ai – Inteligencia artificial al servicio del cumplimiento
Esta herramienta va un paso más allá: escanea sistemas, encuentra datos personales dispersos y los clasifica sin intervención humana.
¿Dónde brilla?
- Empresas con entornos multicloud (Google, Microsoft, AWS…).
- Startups tecnológicas que manejan muchos datos y necesitan automatizar procesos.
- Cuando necesitáis respuestas rápidas sobre “qué dato está dónde”.
Ejemplo práctico: un e-commerce que maneja millones de correos electrónicos lo usa para automatizar solicitudes de acceso de usuarios.
3. TrustArc – Para quienes buscan fiabilidad y experiencia
TrustArc es una plataforma muy completa y madura, ideal si vuestro foco es la gestión de riesgos y la privacidad como parte de la estrategia de negocio.
¿Por qué usarla?
- Su módulo de DPIA es muy completo.
- Tiene gestión de cookies, consentimiento y proveedores integrada.
- Buen soporte para equipos legales o compliance.
Consejo: si estáis en sectores regulados (salud, seguros, legal), esta herramienta os ahorrará muchos dolores de cabeza.
4. BigID – Visibilidad real de los datos
Esta herramienta permite encontrar datos personales incluso en sistemas legacy o archivos no estructurados (Excel, correos, carpetas compartidas…).
¿Qué ofrece?
- Localiza información en bases SQL, correos, carpetas, etc.
- Ideal para empresas con muchos departamentos que manejan datos sin centralizar.
Ejemplo: una pyme con 4 delegaciones la usa para mapear todos los datos de clientes en sus sistemas antiguos antes de migrar a la nube.
5. WireWheel – Fácil de usar, ideal para empezar
¿Queréis algo potente pero sin curva de aprendizaje enorme? WireWheel se centra en hacer fácil lo que otras plataformas hacen complejo.
Ventajas reales:
- Perfecto para tramitar derechos ARCO o generar políticas de privacidad.
- Muy buena interfaz para no expertos.
- Compatible con las principales plataformas cloud y SaaS.
6. Cookiebot (by Usercentrics) – Consentimiento de cookies bajo control
Si tenéis una web con tráfico desde la UE, Cookiebot os va a interesar.
Funciones clave:
- Escanea vuestra web y detecta todas las cookies activas.
- Muestra un banner configurable que se adapta a cada visitante.
- Registra y gestiona el consentimiento, con prueba legal en caso de inspección.
Muy útil si: hacéis campañas online, usáis Google Analytics, o queréis estar tranquilos con el aviso de cookies.
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Cómo elegir la mejor para vuestro caso
No se trata de cuál es la más potente, sino cuál os aporta más valor con el menor esfuerzo. Algunos criterios clave:
- ¿Qué procesos queréis automatizar primero? Si sois un e-commerce, las cookies y DSAR son clave. Si sois una asesoría, las EIPD y los contratos con encargados.
- ¿Qué recursos tenéis? ¿Equipo técnico o solo el DPD una vez al mes?
- ¿Dónde están vuestros datos? ¿En la nube, en sistemas on-premise, en Google Drive?
Consejo útil: pedid siempre una demo, y si podéis, probad la herramienta durante 15-30 días con un caso real (una solicitud de acceso, una DPIA, etc.).
Recomendaciones finales
Antes de contratar:
- Haced una auditoría interna para detectar vuestras carencias reales.
- Solicitad demos personalizadas.
- Comprobad qué funcionalidades están incluidas en cada plan.
- Preguntad por los costes ocultos (módulos extra, soporte, implantación…).
- Y sobre todo: aseguraos de que el proveedor ofrece soporte en castellano y cobertura legal local si operáis solo en España.
Conclusión: más allá del “cumplimiento”
El RGPD no es solo una barrera, es una oportunidad para organizar vuestros datos, generar confianza y reducir riesgos. Elegir bien la herramienta que os acompañe en este proceso puede marcar la diferencia entre vivir tranquilos o estar siempre apagando fuegos.
Y si todavía no habéis hecho una auditoría básica o queréis saber cómo encaja todo esto en vuestra estrategia tecnológica, os dejamos este recurso práctico sobre auditorías IT para pymes.
