La digitalización ha convertido a Microsoft 365 en la herramienta principal de gestión documental para miles de empresas en España. Correos electrónicos, facturas, contratos, documentación laboral, mensajes en Teams… gran parte de la información sensible y legalmente relevante ya no se guarda en archivadores físicos, sino en Exchange, SharePoint o OneDrive.
Pero esta transformación digital no exime a las organizaciones de sus obligaciones legales. De hecho, el marco normativo exige conservar muchos de estos datos durante años, de forma segura, trazable y accesible. Y no basta con que estén “guardados en la nube”.
Por eso, cada vez más empresas se preguntan: ¿Microsoft 365 permite cumplir con las exigencias legales de archivado? La respuesta es sí, pero solo si se configura adecuadamente.
Qué se entiende por archivado legal
El archivado legal consiste en conservar información electrónica de forma que:
- No pueda ser eliminada ni modificada durante el plazo obligatorio.
- Pueda recuperarse íntegramente en caso de auditoría, litigio o inspección.
- Se registre y audite quién accede, consulta o modifica cada documento.
No debe confundirse con el simple almacenamiento (carpetas en la nube) ni con el backup. El archivado legal es una práctica con implicaciones normativas, jurídicas y técnicas.
Qué exige la legislación española y europea
Las empresas deben cumplir múltiples normativas que obligan a conservar información durante plazos concretos y bajo ciertas condiciones:
| Tipo de información | Norma aplicable | Plazo mínimo |
|---|---|---|
| Datos personales de clientes | RGPD art. 5 y 32, LOPDGDD | Según finalidad |
| Facturas, libros contables | Ley General Tributaria, Código Comercio | 6 años |
| Contratos laborales, nóminas | Estatuto Trabajadores, Ley IRPF | 4–5 años |
| Documentación mercantil | Ley de Sociedades de Capital | 6 años |
| Contratación pública o sectorial | Ley 9/2017, ENS | 5–10 años |
El RGPD (art. 32) exige que las empresas apliquen medidas que garanticen “la restauración de la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida”. No basta con guardar datos: hay que poder recuperarlos legalmente y demostrar su integridad.
Funcionalidades de Microsoft 365 aplicables al archivado legal
Microsoft 365 incluye herramientas específicas para implementar políticas de conservación conforme a normativa. Estas funciones están disponibles principalmente a través de Microsoft Purview, Exchange Online, SharePoint y OneDrive.
1. Exchange Online (correo electrónico)
- Archivo inactivo: almacén secundario automático para correos antiguos, evita el borrado por parte del usuario.
- Litigation Hold: retiene todos los correos, incluso los eliminados, y bloquea su modificación. Ideal para procesos legales.
- Etiquetas de retención: permiten aplicar reglas automáticas de conservación por contenido o ubicación.
2. SharePoint y OneDrive (documentación empresarial)
- Políticas de retención de documentos: definen el tiempo que deben conservarse archivos clave (contratos, informes, facturas).
- Etiquetas inteligentes: clasifican automáticamente documentos según palabras clave, tipo o ubicación, aplicando la retención adecuada.
- Versionado y auditoría: permiten reconstruir el historial completo de edición de un archivo.
3. Microsoft Teams (mensajería y colaboración)
- Retención de conversaciones: permite conservar mensajes y archivos de chats y canales, incluso si se eliminan.
- Fundamental en entornos donde se comunican decisiones empresariales o se comparten contratos y enlaces documentales.
Casos prácticos aplicados a auditorías
Auditoría fiscal:
Un inspector requiere todas las facturas emitidas en 2021. La empresa ha etiquetado automáticamente todos los PDF con la palabra “factura” en SharePoint y aplicado una política de retención de 6 años. El equipo contable exporta la información en minutos con logs de acceso disponibles.
Auditoría de protección de datos:
Se investiga un posible uso indebido del correo corporativo. La empresa activa el historial de correos de un antiguo directivo gracias a Litigation Hold en Exchange Online. Puede demostrar el contenido íntegro de las comunicaciones y cuándo fueron enviadas.
Requerimiento judicial:
Una reclamación laboral exige recuperar comunicaciones clave en Teams. Gracias a una política de retención de 3 años sobre todos los canales del departamento de RRHH, los mensajes están disponibles y documentados con registros de acceso.
Configuraciones recomendadas en M365 para archivado legal
| Tipo de dato | Acción sugerida | Herramienta Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Correo de dirección general | Litigation Hold activo | Exchange Online |
| Documentos fiscales | Etiquetas de retención 6 años | Microsoft Purview + SharePoint |
| Contratos laborales | Etiquetas automáticas por carpeta temática | OneDrive + Purview |
| Conversaciones en Teams | Política de retención por canal | Microsoft Purview (Teams) |
| Documentación confidencial | Control de versiones y auditoría activada | SharePoint (versioning + audit logs) |
Errores comunes que comprometen el cumplimiento
- No activar políticas de retención en OneDrive y SharePoint: los documentos pueden eliminarse sin dejar rastro.
- No auditar accesos ni cambios: impide justificar integridad documental ante una inspección.
- Etiquetas aplicadas manualmente: dejan el cumplimiento en manos del usuario.
- Conservar datos más tiempo del legal sin justificación, incumpliendo el principio de minimización del RGPD.
- Confundir backup con archivado legal: como explicamos en este análisis sobre backup vs retención en M365, ambas prácticas son complementarias, no intercambiables.
Archivado legal vs copia de seguridad: diferencias clave
| Elemento | Archivado legal | Backup |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Cumplimiento normativo | Recuperación ante pérdida |
| Accesibilidad y trazabilidad | Controladas y auditadas | Limitada, suele requerir IT |
| Inmutabilidad | Obligatoria por ley | Opcional según la solución |
| Enlace con RGPD | Justifica el art. 5 y 32 | Apoya, pero no lo sustituye |
Como explicamos en nuestra guía sobre la responsabilidad compartida en Microsoft 365, el archivado no sustituye al backup externo, ni viceversa. Un entorno profesional necesita ambos para garantizar cumplimiento y continuidad.
¿Conviene externalizar esta gestión?
Muchas organizaciones optan por externalizar la implantación y supervisión del archivado legal en Microsoft 365, especialmente si:
- No disponen de especialistas en Microsoft Purview.
- Tienen múltiples sedes, departamentos o necesidades regulatorias.
- Quieren integrar este sistema en su plan de continuidad de negocio, conforme a estándares como ISO 27001 o ENS.
En Nimbus Tech ofrecemos soluciones completas para alinear Microsoft 365 con las exigencias normativas, incluyendo configuración de retención, conservación legal, monitorización y backup gestionado.
También te puede interesar nuestro contenido sobre cómo implementar correctamente Microsoft 365 en tu empresa, con una base sólida para seguridad y gobernanza documental.
Checklist práctica para verificar tu sistema de archivad
¿Tu empresa está preparada para una auditoría documental o legal?
✔ ¿Están configuradas políticas de retención en Exchange, SharePoint y OneDrive?
✔ ¿Tenéis Litigation Hold activo en buzones críticos?
✔ ¿Existe una política documentada sobre conservación de datos?
✔ ¿Se aplican etiquetas de retención automáticas, no manuales?
✔ ¿Disponéis de logs y registros de acceso a la información archivada?
✔ ¿Podéis recuperar un documento o correo eliminado hace más de un año con trazabilidad?
✔ ¿El personal conoce las obligaciones legales de conservación de información?
Si hay dudas o respuestas negativas, es recomendable revisar la estrategia actual.
Conclusión
Microsoft 365 puede ser una herramienta eficaz para el archivado legal, pero solo si se configura con criterios técnicos y jurídicos claros. No basta con almacenar: hay que retener, proteger, auditar y justificar el acceso a la información según los plazos y requisitos que marca la ley.
Un sistema bien implantado no solo evita sanciones: reduce riesgos operativos, refuerza la confianza de auditores y clientes, y facilita el trabajo diario del equipo de administración, IT y compliance.
¿Estáis seguros de que vuestra configuración actual cumple con lo exigido por el RGPD y la normativa fiscal? Desde Nimbus Tech os ayudamos a implantar un sistema de archivado legal y backup externo que soporte tanto la operación diaria como las auditorías más exigentes.
