Muchas empresas gastan miles de euros al año en software sin darse cuenta de que están pagando más de lo necesario. Licencias duplicadas, herramientas infrautilizadas y renovaciones automáticas pueden inflar el presupuesto sin aportar valor real.
Si no se gestiona bien, el gasto en licencias de software se convierte en un pozo sin fondo. Pero, con una estrategia adecuada, es posible optimizar estos contratos y reducir costes sin perder eficiencia.
¿Cómo saber si vuestra empresa está gastando de más?
Antes de entrar en soluciones, lo primero es detectar si estáis pagando de más. Algunas señales evidentes son:
- Programas que apenas se usan: Muchas empresas contratan software pensando que lo van a necesitar, pero en la práctica apenas lo utilizan. Un ejemplo típico es pagar por licencias avanzadas de una herramienta de diseño cuando el equipo solo usa funciones básicas que están disponibles en versiones más económicas.
- Duplicidad de software: Sucede cuando diferentes departamentos contratan herramientas que hacen lo mismo. Por ejemplo, el equipo de marketing usa una plataforma de automatización y ventas otra distinta, cuando podrían compartir una única solución con múltiples usuarios.
- Pagos por usuarios inactivos: Muchas licencias siguen activas incluso cuando los empleados ya no trabajan en la empresa. Si habéis tenido una alta rotación o habéis cambiado la estructura del equipo, revisad qué cuentas están en uso.
- Renovaciones automáticas sin revisión: Algunos proveedores renuevan licencias sin previo aviso. Si no tenéis un control claro, es probable que estéis pagando por software que ya no encaja con vuestras necesidades.
Si vuestra empresa está en plena transformación digital, revisar estos puntos es clave para evitar gastos innecesarios. Descubrid cómo hacer una transformación digital responsable y eficiente.
Estrategias para optimizar el gasto en software
Reducir costes no significa prescindir de herramientas esenciales, sino ajustar el gasto para que cada euro invertido aporte valor real. Estas estrategias os ayudarán a optimizar la gestión de licencias.
Hacer una auditoría de software
El primer paso es saber qué software estáis usando realmente. Para ello, podéis hacer una auditoría interna o utilizar herramientas de gestión de activos de software (SAM).
Ejemplo práctico: Una empresa tecnológica con 50 empleados revisó sus licencias y descubrió que estaba pagando 20 licencias de software de edición de vídeo cuando solo cinco empleados lo utilizaban de forma habitual. El simple hecho de ajustar la cantidad le ahorró más de 5.000 € al año.
Si además estáis considerando actualizar vuestro software de gestión, revisad los mejores softwares ERP para pymes para elegir el más adecuado.
Negociar con los proveedores
Muchas empresas asumen que los precios de software son fijos, pero la realidad es que hay margen de negociación.
Tácticas efectivas:
- Pedir descuentos por volumen si vuestra empresa necesita muchas licencias.
- Negociar precios en función del uso real si algunas herramientas solo se usan esporádicamente.
- Aprovechar ofertas y promociones en actualizaciones o cambios de plan.
Si no estáis seguros de cómo negociar estas condiciones, contar con una consultoría informática especializada os puede ayudar a encontrar mejores acuerdos.
Elegir el modelo de licenciamiento adecuado
No todas las licencias funcionan igual. Hay tres opciones principales:
- Suscripción mensual o anual: Perfecta si queréis flexibilidad, pero a largo plazo puede salir más cara.
- Licencia perpetua: Se paga una vez, pero si el software queda obsoleto tendréis que adquirir una nueva versión.
- Software libre: Dependiendo del tipo de herramienta, puede haber opciones gratuitas con funcionalidades similares.
Ejemplo real: Una empresa de logística utilizaba un software de gestión de rutas con suscripción anual. Tras evaluar sus necesidades, descubrieron que una alternativa con licencia perpetua cubría sus requerimientos por un pago único. En tres años, ahorraron un 60% del coste.
Si trabajáis con herramientas en la nube, también es clave asegurarse de que estén protegidas. Aquí os dejamos las mejores herramientas de seguridad en la nube para empresas.
Controlar las renovaciones y bajas
Si las licencias se renuevan automáticamente sin revisión, es probable que estéis pagando de más. Para evitarlo:
- Configurad alertas antes de cada renovación para decidir si seguir con la licencia.
- Evaluad anualmente si existen opciones más económicas o funcionales.
- Centralizad la gestión de software para evitar compras duplicadas entre departamentos.
Si vuestra empresa utiliza Microsoft 365, revisad esta guía paso a paso para su implementación y optimizad su uso.
Formar a los empleados en el uso del software
Uno de los mayores problemas no es el software que se compra, sino cómo se usa. Muchas empresas contratan herramientas avanzadas que luego los empleados no saben utilizar correctamente, desaprovechando su potencial.
Ejemplo real: Un despacho de abogados pagaba licencias premium de un software de gestión documental, pero los empleados solo usaban un 30% de sus funciones. Tras una sesión de formación interna, lograron eliminar licencias innecesarias y aprovechar mejor la herramienta.
Además, si gestionáis múltiples dispositivos, contar con una solución MDM puede ayudar a centralizar la administración del software. Descubrid qué es MDM y por qué vuestra empresa lo necesita.
Conclusión
El gasto en software es un área donde muchas empresas pueden ahorrar sin renunciar a la eficiencia. Identificar licencias innecesarias, renegociar contratos, elegir el modelo de licenciamiento adecuado y controlar las renovaciones son pasos clave para reducir costes.
Además, una mala gestión del software no solo impacta en el presupuesto, sino también en la seguridad IT. No actualizar licencias o usar software sin control puede exponer vuestra empresa a riesgos. Aquí os explicamos cómo evitar la filtración de datos en vuestra empresa y por qué contar con un gestor de contraseñas es fundamental.
Con una estrategia bien definida, es posible optimizar el uso de software y convertirlo en una inversión eficiente para el crecimiento de vuestro negocio.
