Microsoft 365 es hoy el pilar digital de miles de empresas españolas. Desde el correo corporativo hasta la gestión documental o las videollamadas internas, buena parte de la productividad diaria se canaliza a través de esta plataforma. Pero ¿qué ocurre si un ataque borra vuestros datos? ¿O si un empleado filtra por error documentos confidenciales? Muchos asumen que “Microsoft ya se encarga de eso”. La realidad es otra.
Un uso masivo… pero con brechas críticas
En sectores como el sanitario, financiero o tecnológico, más del 80 % de las organizaciones ya utilizan Microsoft 365. La Administración Pública también ha acelerado su adopción tras la apertura de regiones cloud en España. Sin embargo, este salto a la nube no ha ido siempre acompañado de una estrategia real de protección. Según datos recientes, el 68 % de las empresas españolas no cuentan con una solución de backup específica para M365, y los incidentes de seguridad se han disparado.
Para muchas pymes, este descuido tiene un origen común: la falsa sensación de que Microsoft cubre todo. Pero el modelo de responsabilidad compartida deja clara una verdad incómoda: proteger los datos es tarea del cliente.
¿Qué riesgos afectan realmente a Microsoft 365?
El panorama actual obliga a entender que Microsoft 365 no está exento de amenazas. Entre las más comunes:
- Phishing dirigido: suplantación de páginas de inicio de sesión de M365, documentos falsos de SharePoint o Teams que engañan al usuario y roban credenciales. Se estima que el 97 % de las brechas comienzan por un email malicioso.
- Ransomware en la nube: los archivos cifrados en el PC de un empleado se sincronizan con OneDrive o SharePoint, propagando el ataque en toda la organización.
- Fugas de información: un archivo compartido con permisos excesivos o un enlace público no controlado puede exponer datos sensibles. Es uno de los vectores más infravalorados.
- Errores humanos o sabotajes internos: eliminar accidentalmente correos clave o, peor aún, que un empleado descontento borre intencionadamente datos críticos.
Si te interesa profundizar en este tipo de escenarios, puedes consultar también nuestra guía sobre cómo gestionar una fuga de información en una empresa.
Las limitaciones de la protección nativa de Microsoft 365
Microsoft incluye funciones de seguridad como filtros antispam o retención de datos limitada, pero estas tienen limitaciones técnicas y funcionales importantes:
- Retención temporal: elementos borrados se eliminan definitivamente tras 30 o 90 días. No hay backup a largo plazo.
- Recuperación parcial: no se puede restaurar un sitio completo de Teams, un buzón entero o archivos tras un ransomware sin herramientas externas.
- Políticas complejas: las etiquetas de retención y archivos in situ requieren una configuración experta. Un fallo puede dejar datos irrecuperables.
Para ampliar esta perspectiva, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo crear una política DLP en una empresa o nuestra guía sobre la protección de datos confidenciales en el entorno digital.
¿Qué soluciones reales existen para proteger Microsoft 365?
En Nimbus Tech recomendamos un enfoque de seguridad multicapa que incluya:
Backup externo independiente
Implementar soluciones de copia de seguridad específicas para Microsoft 365 (como Veeam, Acronis o Dropsuite) que permitan:
- Copias diarias automatizadas de Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams.
- Almacenamiento fuera de la infraestructura de Microsoft (por cumplimiento y disponibilidad).
- Restauración granular de correos, archivos o cuentas enteras.
Esto garantiza la continuidad del negocio y cumple con el RGPD, que exige poder “restablecer la disponibilidad de los datos personales de forma oportuna tras un incidente”. Puedes consultar más sobre ello en nuestra guía sobre cumplimiento del RGPD y pymes.
Seguridad del correo y filtrado avanzado
Defender for Office 365 ofrece funciones de sandboxing, análisis de enlaces en tiempo real y protección contra phishing. También se puede reforzar con gateways externos como Proofpoint o Mimecast para reducir riesgos complejos como el BEC (fraude por correo corporativo).
Si quieres optimizar este aspecto, revisa nuestra guía sobre filtrado de tráfico y DNS para reforzar el perímetro.
Protección de identidades y accesos
La autenticación multifactor (MFA) debe ser obligatoria en todos los accesos. Complementariamente, se recomienda:
- Configurar políticas de acceso condicional.
- Revisar privilegios y aplicar gestión de identidades (PIM).
- Integrar alertas en tiempo real con un SIEM.
Nuestro artículo comparativo sobre software MFA para empresas te puede ayudar a elegir la solución más eficaz.
Seguridad en dispositivos y endpoints
Implantar Microsoft Defender for Endpoint y aplicar políticas MDM/MAM ayuda a asegurar que los equipos desde los que se accede estén protegidos, actualizados y controlados.
Puedes consultar también qué es MDM y por qué tu empresa lo necesita.
Monitorización continua y respuesta
El entorno Microsoft 365 debe integrarse en una plataforma de monitorización que detecte accesos anómalos, cambios críticos o ataques en tiempo real. Un SOC gestionado permite actuar en minutos ante incidentes. Si aún no tienes un plan estructurado, consulta nuestra guía paso a paso para crear un plan de contingencia y continuidad de negocio.
¿Por qué externalizar la protección de Microsoft 365?
Contar con un partner como Nimbus Tech ofrece ventajas claras:
- Auditorías iniciales del entorno M365 para identificar vulnerabilidades y errores de configuración.
- Gestión proactiva de la seguridad, actualizando constantemente las configuraciones ante nuevas amenazas.
- Backup externo personalizado y probado periódicamente.
- Monitorización continua por un equipo especializado.
- Cumplimiento normativo garantizado, tanto RGPD como ENS o ISO 27001.
Al externalizar la ciberseguridad de Microsoft 365, las pymes ganan tiempo, confianza y cobertura profesional frente a amenazas cada vez más sofisticadas. Puedes explorar más ventajas en nuestro artículo sobre externalización del soporte IT.
Conclusión
Tener Microsoft 365 no es lo mismo que tener los datos protegidos. Las amenazas actuales, la complejidad normativa y las limitaciones técnicas hacen imprescindible un enfoque integral. Si vuestra empresa utiliza Microsoft 365 para funciones críticas, ha llegado el momento de revisar si estáis realmente protegidos.
La buena noticia: no tenéis que hacerlo solos. Un equipo experto puede auditar, reforzar y mantener la seguridad de vuestro entorno con garantías.
