Cómo migrar de Google Workspace a Microsoft 365 sin errores en 2025

Cada vez más empresas están migrando de Google Workspace a Microsoft 365 en busca de un entorno más seguro, integrado y productivo. Microsoft 365 permite una gestión más avanzada del correo, almacenamiento y colaboración, ofreciendo herramientas como Exchange Online, Teams, SharePoint y OneDrive.

Sin embargo, el proceso de migración no es sencillo. Sin una planificación adecuada, pueden surgir problemas como interrupciones en el correo, pérdida de archivos o errores en la sincronización de permisos. Esta guía cubre todos los aspectos clave para garantizar una migración sin fallos, con los mejores métodos y herramientas.

Ventajas de migrar a Microsoft 365

Las empresas que migran a Microsoft 365 lo hacen por varias razones:

• Correo más potente. Exchange Online permite buzones de hasta 100 GB, mientras que Google Workspace impone límites en sus planes básicos.
• Mayor almacenamiento en la nube. Microsoft 365 ofrece 1 TB en OneDrive por usuario, además de almacenamiento compartido en SharePoint.
• Seguridad avanzada. Microsoft 365 incorpora protección contra ransomware, autenticación multifactor (MFA) y cifrado avanzado.
• Mejor integración empresarial. Las herramientas de Microsoft 365 están diseñadas para entornos corporativos, con mejor compatibilidad con sistemas ERP y CRM.

Para las empresas que buscan optimizar sus recursos, es clave revisar si están pagando de más por licencias de software y ajustar los contratos según sus necesidades.

Paso 1: Planificación de la migración

Definir la licencia adecuada

Antes de migrar, es fundamental seleccionar el plan de Microsoft 365 que mejor se adapte a la empresa:

Es habitual que las empresas adquieran licencias sin evaluar sus necesidades reales. Para evitarlo, se recomienda analizar el uso eficiente de licencias y su optimización.

Auditoría de datos antes de la migración

El siguiente paso es evaluar qué datos se deben migrar. Esto implica revisar:

• Correos electrónicos. Identificar filtros activos, reglas de reenvío y buzones compartidos.
• Calendarios y contactos. Comprobar eventos recurrentes y permisos de calendarios compartidos.
• Archivos en Google Drive. Revisar el acceso de usuarios y la estructura de carpetas.
• Google Groups y listas de distribución. Si la empresa usa foros internos, es necesario replicarlos en Microsoft 365.

Antes de comenzar la migración, es recomendable realizar una copia de seguridad de los datos, utilizando soluciones de almacenamiento cifrado en la nube.

Tiempo estimado de migración según el tamaño de la empresa

El tiempo de migración varía según la cantidad de usuarios y la cantidad de datos a transferir:

• Menos de 50 empleados. 1-3 días.
• Entre 50 y 300 empleados. 1 semana.
• Más de 300 empleados. 2-4 semanas.

Si la empresa no cuenta con un equipo IT especializado, se recomienda externalizar el soporte IT para evitar errores y garantizar una migración rápida.

Paso 2: Migración del correo y contactos

Opción 1: Migración automatizada con Exchange Online

Microsoft 365 permite una migración automatizada de correos, contactos y calendarios con el Centro de administración de Exchange:

1. Acceder al EAC y seleccionar “Migración” > “Agregar nuevo lote de migración”.
2. Conectar Microsoft 365 con Google Workspace utilizando credenciales de administrador.
3. Configurar los permisos API en Google Cloud Console.
4. Subir la lista de usuarios en un archivo CSV.
5. Ejecutar la migración y supervisar el progreso.

Para mejorar la seguridad del correo tras la migración, se recomienda aplicar políticas de prevención de pérdida de datos.

Opción 2: Migración manual con PowerShell

Si la empresa necesita mayor control sobre el proceso, se puede utilizar PowerShell:

1. Configurar el endpoint de migración con New-MigrationEndpoint.
2. Definir un lote de migración con New-MigrationBatch.
3. Supervisar el estado de los buzones con Get-MigrationBatch.
4. Finalizar el proceso con Complete-MigrationBatch.

Para fortalecer la seguridad del correo y evitar filtraciones, es clave implementar políticas de seguridad en la nube.

Paso 3: Migración de archivos y documentos

Para migrar archivos de Google Drive a OneDrive y SharePoint sin perder estructura ni permisos, Microsoft ofrece Migration Manager:

1. Conectar Microsoft 365 con Google Drive.
2. Escanear la estructura de datos para detectar errores.
3. Asignar los archivos a sus nuevos destinos en OneDrive o SharePoint.
4. Ejecutar la migración y validar la transferencia.

En entornos donde la seguridad de los datos es crítica, es recomendable utilizar almacenamiento cifrado para garantizar la privacidad de la información.

Paso 4: Configuración post-migración y optimización

Tras la migración, es fundamental realizar ajustes para optimizar el entorno:

• Actualizar registros MX para redirigir el tráfico de correo a Microsoft 365.
• Verificar permisos de acceso en OneDrive y SharePoint.
• Configurar autenticación multifactor (MFA) para mejorar la seguridad.
• Capacitar a los empleados en Teams, Outlook y SharePoint.

Las empresas que buscan mejorar la productividad pueden aplicar ajustes avanzados en la infraestructura IT tras la migración.

Conclusión

Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 es una decisión estratégica que aporta mayor seguridad, mejor colaboración y mayor integración con herramientas empresariales. Sin embargo, es un proceso complejo que debe planificarse correctamente para evitar interrupciones.

Si la empresa no cuenta con un equipo IT interno, es recomendable externalizar el soporte técnico para garantizar una migración exitosa. Con la estrategia adecuada, Microsoft 365 puede convertirse en la solución central para la productividad y seguridad de la empresa.