Microsoft 365 se ha convertido en el entorno de trabajo habitual para la mayoría de las empresas: Teams para colaborar, OneDrive para archivos personales y SharePoint para la gestión documental. Sin embargo, un error muy común es asumir que estos datos están automáticamente protegidos. La realidad es otra: sin una solución de backup externa, no existe una garantía real de recuperación ante incidentes.
¿Qué cubre Microsoft y qué no?
Microsoft aplica el modelo de responsabilidad compartida: se encarga de mantener la infraestructura y la disponibilidad del servicio, pero no se responsabiliza de proteger vuestros datos contra errores humanos, ataques o eliminaciones accidentales. Esto incluye:
- Borrados que pasan desapercibidos y superan los periodos de retención nativa (14 días en Exchange, 93 días en OneDrive y SharePoint).
- Cuentas eliminadas tras la baja de empleados, con pérdida de OneDrive, Teams y correo.
- Ataques de ransomware que sincronizan archivos cifrados en la nube sin posibilidad de revertirlos.
Esto no es una suposición. Lo detallamos en nuestro análisis sobre la necesidad de copias de seguridad externas en Microsoft 365, donde se explican las limitaciones reales de la protección estándar.
Escenarios críticos que una empresa debe contemplar
En la práctica, nos encontramos con situaciones como estas:
- Un jefe de proyecto elimina por error el canal de Teams de un cliente activo y no se detecta en semanas.
- El contenido del OneDrive de un ex-empleado clave desaparece al cerrarse su cuenta, sin haber respaldo previo.
- Un administrador modifica permisos y borra documentos sensibles en SharePoint, sin dejar trazabilidad.
Ante estos casos, si no se dispone de un sistema externo de backup con recuperación granular, la información se pierde de forma irreversible.
Lo que exigen la normativa y las aseguradoras
Más allá del impacto operativo, hay un riesgo legal. Tanto el RGPD como la AEPD, la ISO 27001 o el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) establecen la obligación de disponer de medidas técnicas que permitan recuperar la información en caso de incidente.
- El artículo 32 del RGPD exige “la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales”.
- La AEPD recomienda que los contratos en la nube incluyan explícitamente cómo se realizarán los backups.
- La ISO 27001 y el ENS imponen controles específicos sobre copia y restauración, con obligación de pruebas periódicas.
Incluso muchas aseguradoras de ciberseguridad exigen como requisito disponer de backups externos verificados antes de conceder cobertura. Un backup funcional no es opcional: es un requisito regulatorio.
Opciones reales para hacer backup de Microsoft 365
1. Backup nativo de Microsoft 365
Microsoft está desplegando su propio servicio de backup en Azure, que permite crear snapshots automáticos y restaurar archivos o buzones a versiones anteriores. Tiene utilidad básica, pero actualmente:
- No cubre los chats ni las reuniones de Teams (solo los archivos almacenados en SharePoint).
- La retención no se puede personalizar ni segmentar por usuario.
- No permite restauraciones cruzadas entre usuarios o sites.
Puede ser útil como primer nivel de protección, pero insuficiente para empresas que manejan datos sensibles o están sujetas a regulación.
2. Soluciones especializadas de terceros
Herramientas como Veeam, Druva, AvePoint o Acronis permiten realizar backups completos de todos los servicios de M365, incluyendo:
- Conversaciones y canales de Teams
- Correo electrónico y calendarios de Exchange
- Archivos de OneDrive y sitios completos de SharePoint
- Grupos, Planner, tareas, contactos y otros objetos
Estas plataformas ofrecen:
- Retención avanzada configurable según tipo de dato o plazo legal.
- Restauración granular (un solo correo, fichero o canal).
- Cifrado y almacenamiento inmutable, con opción de usar claves propias (BYOK).
- Informes automáticos, alertas de fallo y cumplimiento con ISO/SOC2.
Este enfoque es el más adecuado para organizaciones que necesitan una estrategia sólida de continuidad de negocio.
Si todavía no trabajáis con Microsoft 365 o estáis valorando el cambio, podéis consultar nuestra guía sobre cómo migrar desde Google Workspace a Office 365 o cómo implementar Microsoft 365 en un entorno empresarial.
Buenas prácticas para un sistema de backup corporativo eficaz
Una solución de copia de seguridad debe ir más allá de “hacer copias”. Estas son las prácticas clave que recomendamos a nuestros clientes:
- Automatización diaria o frecuente: backups cada pocas horas, no solo diarios.
- Copia inmutable (append-only): evita que un atacante pueda eliminar backups antiguos.
- Cifrado extremo a extremo con control de claves (BYOK).
- Monitorización y alertas de fallo: saber si un backup no se ha ejecutado es tan importante como hacerlo.
- Pruebas de restauración periódicas, documentadas.
- Accesos segregados: los administradores no deben poder borrar o alterar las copias sin autorización adicional.
- Retención legal configurable según tipo de información (por ejemplo, datos fiscales o laborales).
Aplicar estas prácticas permite cumplir con la normativa y proteger realmente la operativa. Lo explicamos también en nuestro artículo sobre seguridad avanzada en Microsoft 365 más allá de las medidas básicas.
¿Externalizar el backup? Ventajas y puntos críticos
Muchas empresas optan por externalizar la gestión del backup de Microsoft 365 a proveedores especializados, especialmente si:
- No tienen equipo interno con experiencia en restauraciones de M365.
- Necesitan cumplir requisitos normativos (auditorías, ISO, ENS).
- Quieren asegurar disponibilidad 24/7 sin asumir toda la carga técnica.
Un proveedor especializado puede aportar:
- Auditoría inicial del entorno Microsoft 365.
- Configuración profesional y validación técnica.
- Supervisión diaria y alertas personalizadas.
- Informes para auditorías internas o externas.
- Soporte ante incidentes con tiempo de respuesta pactado (SLA).
Si os encontráis en fase de cambio, es buen momento para valorar también cómo migrar desde Exchange o servidores IMAP a Microsoft 365, planificando una estrategia de backup desde el inicio.
Conclusión
Microsoft 365 es potente, pero no infalible. Su protección nativa es limitada y no sustituye una solución de backup profesional. Sin backups externos, los datos empresariales están expuestos a borrados irreversibles, malware o errores humanos sin opción de restauración efectiva.
Toda empresa que dependa de Teams, OneDrive o SharePoint debe preguntarse:
¿tenemos un plan documentado y probado para recuperar nuestros datos si algo sale mal?
En Nimbus Tech ayudamos a empresas a implantar soluciones de backup reales, auditables y adaptadas a sus obligaciones legales. Porque cuando los datos son críticos, no vale con confiar: hay que proteger.
