Cómo migrar Exchange a Microsoft 365: guía completa paso a paso

La migración de Exchange a Microsoft 365 es un proceso esencial para las empresas que buscan mayor accesibilidad, seguridad y colaboración en la nube. Sin embargo, sin una planificación adecuada, pueden surgir problemas como pérdida de correos, interrupciones en el servicio o configuraciones incorrectas.

En esta guía detallada explicaremos cómo realizar una migración segura y sin errores, abarcando los distintos métodos de migración, sus ventajas y un procedimiento paso a paso con capturas de pantalla y soluciones a errores comunes.

¿Qué método de migración elegir?

Microsoft proporciona cinco métodos principales para migrar Exchange a Microsoft 365, dependiendo de la versión de Exchange que utilicéis, el número de buzones y la estrategia de coexistencia.

• Importación de archivos PST: Método manual para pequeñas empresas o usuarios individuales.
• Migración de corte (Cutover Migration): Traslado rápido de buzones en una sola fase.
• Migración por etapas (Staged Migration): Para Exchange 2003/2007, migrando buzones en lotes.
• Migración híbrida (Hybrid Migration): Para empresas que desean mantener Exchange local y Microsoft 365 coexistiendo.
• Migración IMAP: Para trasladar correos desde sistemas que no sean Exchange (como Gmail o Zimbra).

Fase 1: Preparación de la migración y selección del método adecuado

Antes de iniciar la migración, es imprescindible preparar el entorno. Esto evitará interrupciones y asegurará que los datos se transfieran correctamente.

Paso 1: Verificar la versión de Exchange y seleccionar el método de migración

Para saber qué método de migración utilizar, primero debéis identificar qué versión de Exchange estáis usando.

1. Abrir PowerShell en el servidor Exchange
2. Ejecutar el siguiente comando: mathematicaCopiarEditarGet-ExchangeServer | Format-List Name,Edition,AdminDisplayVersion
3. Revisar la versión de Exchange:
   • Exchange 2003 o 2007 → Solo se permite la migración por etapas o IMAP.
   • Exchange 2010, 2013, 2016 o 2019 → Se puede usar migración de corte o híbrida.
4. Seleccionar el método de migración según la cantidad de buzones:
   • Menos de 2000 buzones: Migración de corte o importación de archivos PST.
   • Más de 2000 buzones: Migración por etapas o híbrida.
   • Desde otro sistema (Gmail, Zimbra, cPanel, etc.): Migración IMAP.

Si estáis migrando desde Google Workspace, podéis seguir esta guía específica para conocer el procedimiento exacto.

Paso 2: Verificar dominios y configurar registros DNS en Microsoft 365

Para que Microsoft 365 pueda gestionar el correo de la empresa, el dominio debe estar verificado.

1. Iniciar sesión en el Centro de Administración de Microsoft 365
   • Ir a admin.microsoft.com.
   • Dirigirse a Configuración > Dominios.
2. Agregar un nuevo dominio
   • Hacer clic en Agregar un dominio e introducir el nombre de la empresa (ejemplo: miempresa.com).
3. Verificación del dominio
   • Microsoft mostrará un registro TXT que debéis añadir en el proveedor de dominio (GoDaddy, Cloudflare, etc.).
   • Acceder a la configuración de DNS del proveedor de dominio y agregar el registro TXT.
   • Volver a Microsoft 365 y hacer clic en Verificar.
4. Actualizar registros MX y Autodiscover
   • Registros MX: Redirigen el correo entrante a Microsoft 365.
   • Registros Autodiscover: Permiten que Outlook detecte automáticamente la nueva configuración.

Consejo: Algunos proveedores tardan hasta 24 horas en propagar los cambios. Verificad la propagación con herramientas como MXToolBox.

Paso 3: Configurar Azure AD Connect (para migraciones híbridas o por etapas)

Si vais a realizar una migración híbrida o por etapas, es necesario sincronizar los usuarios de Exchange con Microsoft 365 usando Azure AD Connect.

1. Descargar Azure AD Connect desde el sitio oficial de Microsoft.
2. Instalar en un servidor con Windows Server que tenga acceso a Exchange.
3. Ejecutar el asistente de configuración y seleccionar «Modo Express».
4. Introducir credenciales de administrador de Microsoft 365 y de Exchange.
5. Activar la sincronización automática de usuarios y contraseñas.

Para comprobar que la sincronización se realizó correctamente, ejecutar en PowerShell:

sqlCopiarEditarGet-ADSyncScheduler

Si la sincronización no se completa, revisar los registros de errores en C:\ProgramData\AADConnect.

Fase 2: Ejecución del proceso de migración y verificación post-migración

Una vez preparado el entorno, podemos iniciar la migración según el método seleccionado.

Opción 1: Migración de corte (Cutover Migration)

Ideal para empresas con menos de 2000 buzones en Exchange 2010, 2013, 2016 o 2019. Todos los buzones se migran en una sola fase.

1. Iniciar sesión en el Centro de Administración de Exchange
   • Ir a exchange.microsoft.com.
   • Acceder a Destinatarios > Migración.
2. Crear un nuevo lote de migración
   • Hacer clic en Nuevo > Migrar a Exchange Online.
   • Seleccionar Migración de corte.
3. Seleccionar los buzones a migrar
   • Microsoft detectará los buzones automáticamente.
   • Asignar permisos de administrador.
4. Ejecutar la migración
   • Iniciar el proceso y supervisarlo en la pestaña Migración.
5. Cambiar los registros MX en DNS
   • Modificar los registros para que el correo se entregue a Microsoft 365 en lugar de Exchange local.

Opción 2: Migración por etapas (Staged Migration)

Si usáis Exchange 2003 o 2007, esta opción permite migrar los buzones en lotes.

1. Preparar el archivo CSV con los usuarios a migrar
   • Formato del CSV: graphqlCopiarEditarEmailAddress,FirstName,LastName usuario1@miempresa.com,Juan,Pérez usuario2@miempresa.com,María,Gómez
2. Subir el archivo CSV a Microsoft 365
   • Acceder al Centro de Administración de Exchange.
   • Ir a Migración > Nuevo > Migración por etapas.
3. Iniciar la migración por lotes
   • Microsoft validará los buzones y mostrará una vista previa.
   • Asignar permisos y ejecutar la migración.

Paso final: Configurar clientes de correo y verificar la migración

Después de la migración, los usuarios deben configurar sus dispositivos para acceder al correo en Microsoft 365.

1. Configurar Outlook automáticamente
   • Abrir Outlook > Archivo > Agregar cuenta.
   • Introducir la dirección de correo y contraseña.
2. Actualizar DNS y desactivar Exchange local (si aplica)
   • Asegurar que los registros MX y Autodiscover están configurados correctamente.
   • Si Exchange local ya no se usará, desinstalar los roles de buzón y transporte.

Conclusión

Migrar Exchange a Microsoft 365 es un proceso que requiere planificación y ejecución precisa. Siguiendo esta guía, podéis garantizar una transición sin interrupciones y aprovechar al máximo las ventajas de la nube.

Si estáis considerando otras opciones, aquí podéis aprender mejor forma de migrar correos IMAP para evaluar qué solución se adapta mejor a vuestro negocio.